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Una operación de exportación no acaba con la firma del contrato de venta. Es precisamente en este momento cuando se inicia el verdadero proceso de la exportación. El mundo del transporte internacional es complejo: tránsito, logística, desperfectos, demoras, recargos, aduanas, fiscalidad de diferentes países… estos y otros muchos errores que pueden surgir en el proceso, aún cuando vayas ganando experiencia, ¡atención!

1. La primera impresión es la que cuenta.

El cliente o distribuidor potencial va a querer probar el producto antes de comprometerse en pedidos o contratos de representación, por lo que buena parte de las relaciones comerciales comienzan por el envío de muestras. El proceso de cuidar el envío (embalaje, etiquetado, etc.) y de hacerle un seguimiento comercial exhaustivo dice mucho de la empresa exportadora.

2. Especial atención al “cuaderno ATA”.

La participación en una feria Internacional es una de las decisiones críticas en los primeros pasos exportadores, por el desembolso económico que supone y por servir como primera experiencia de organización a nivel internacional.

El “cuaderno ATA” es el documento aduanero de Admisión Temporal expedido por las Cámaras de Comercio que va a permitir la importación temporal de mercancías con exención de derechos de aduana y gravámenes. Asegúrate de que está debidamente emitido e incluye sólo aquellos materiales que te vayas a traer de vuelta.

3. Retraso en la entrega por la consolidación de cargas.

Especialmente en los primeros pedidos, la mercancía enviada no supondrá un contenedor completo. La mercancía será enviada en régimen de «grupaje» es decir, que la mercancía se va a consolidar con otros envíos de diferentes orígenes que coincidan con el mismo destino o en la misma ruta. Conviene evitar el transporte con compañías que no efectúen viajes con regularidad y retrasen la salida hasta que tengan carga suficiente para amortizar el viaje.

4. Para las operaciones regulares, rodéate de los mejores profesionales.

Son tantas las posibles eventualidades que pueden surgir durante la organización/tránsito/despacho/entrega que casi se puede considerar que NO hay dos operaciones de exportación iguales. Los buenos profesionales saben rodearse de otros buenos profesionales, que a la hora de organizar o escoger entre transporte marítimo, aéreo o courier, que te permitan tener un buen margen de venta de tu producto y se encarguen del control absoluto del proceso. 

5. Riesgo cliente.

Cuando comiences a operar con clientes nuevos extrema las precauciones: te puedes arrepentir y mucho de vender tu mercancía sin solicitar informes previos del cliente a una compañía aseguradora de riesgos comerciales. No solo esto, elige bien el método de pago que más convengan dependiendo del grado de confianza que tengas con el cliente y dispón por escrito de todas las instrucciones del cliente respecto a las condiciones y plazos de entrega, medios de pago, INCOTERMS, etc.

6. Errores en la documentación de exportación.

Es un error el considerar la preparación de la documentación como un proceso rutinario e igual en todos los casos, así como no asegurarte de resolver todas las dudas con organismos oficiales o con exportadores experimentados.

7. Errores en la documentación de importación.

En importación, las incidencias más comunes que se producen son roturas, desperfectos, problemas con el origen o naturaleza de la mercancía, demoras en la entrega e incluso litigios con la Hacienda pública. También puede dar lugar a contingencias el que en la factura figuren precios por debajo del coste real de la mercancía o que la documentación sea insuficiente a la hora de convalidar homologaciones técnicas. ¡Repasa los documentos!

8. Tu relación con el transitario.

No estudiar medios, rutas, cotizaciones, cubicajes o fórmulas alternativas al transporte habitual o contratar servicios logísticos o aduaneros sin pedir referencias profesionales puede volverse rápidamente en tu contra.

9. Ojo al condicionado en los Créditos Documentarios.

La parte esencial de este instrumento bancario es el llamado «condicionado” de múltiples compromisos relativos al transporte (medio a utilizar, país de tránsito, autorización o prohibición de efectuar transbordos, fechas y condiciones de entrega de las mercancías,…) cuyo incumplimiento conlleva la pérdida de las garantías del crédito o la imposibilidad de cobrar.

10. Incidencias en la entrega.

Descargar la mercancía sin antes comprobar el número de cajas, pesos, contenido, procedencia o cuando una mercancía llega en malas condiciones sin hablar con el cliente o solucionar el problema con la compañía de transporte previamente… haz fotos del siniestro y quédate con los datos de identificación del transportista y del vehículo.

11. Bonus: no asegurar la mercancía…

Dependiendo del tipo de cobertura, las indemnizaciones pueden cubrir o no cierto tipo de siniestros ajenos a la compañía de transporte y calcularse según el peso o el valor de la mercancía en sí.