Segunda entrada de la saga ¿Cómo participar en ferias internacionales?:

Documentación y otros aspectos que hay que tener preparados antes de viajar:

• Pasaporte vigente.
• Visado (atención al tiempo requerido para la emisión!).
• Vacunas.
• Seguro internacional y medicamentos.
• Tarjetas de crédito y divisas en efectivo.
• Notebook para hacer presentaciones en Power Point, usar hojas de cálculo, mostrar fotos de otros productos que no hayan podido llevarse a la feria, para hacer anotaciones, etc.
• Cámara de fotos y de video.
• Obsequios para clientes especiales que sabes que visitarán el stand. En este caso, sugiero pendrives serigrafiados con el logo de la empresa y que contenga toda la info promocional de la misma. 

Para asegurarse que los productos que se van a exhibir en la feria llegan a tiempo y en buenas condiciones, hay que prestar mucha atención a la logística de los mismos. Un buen embalaje resulta imprescindible para evitar posibles daños en la manipulación de los productos hasta el punto de destino. Ah! Rotula las cajas por fuera con el nombre de tu empresa y todos los detalles de la entrega. Elige un medio de transporte seguro y conveniente; generalmente los organizadores pueden recomendar empresas con quien llevar a cabo esta gestión y pueden apoyarle en el punto de destino para resolver los trámites de aduanas.

Los documentos de embarque de la mercancía deben ser consignados a la feria. Importante saber que las mercancías destinadas a la exhibición en la feria ingresan bajo un régimen de importación temporal, donde el pago del arancel se pospone y queda anulado cuando la mercancía está de vuelta.

Ten especial cuidado a la hora de seleccionar el personal que vaya asistir a la feria en representación de la empresa. Elige profesionales especializados en participación en ferias internacionales, con el poder de decisión y la formación técnica necesaria para contestar cualquier pregunta relacionada con las características de los productos, la capacidad de producción y los tiempos de entrega, que tenga dotes comerciales y que, idealmente, hable el idioma del país donde se celebra la feria. 

En cuanto a la anticipación con la que realizar todos los preparativos, presento a continuación un cronograma orientativo:

• 6 meses antes: recopilar la información de la feria así como del mercado; 
elegir al personal adecuado; 
comenzar a elaborar los folletos y catálogos informativos; 
calcular el presupuesto necesario; reservar el stand y hacer la inscripción;  
preparar el diseño y la decoración del stand;
• 3 meses antes: hacer el envío de las invitaciones e información a clientes potenciales
; contactar con la agencia de transportes y aduanas; reservar los billetes y el alojamiento;
• 1 mes antes: continuar con la campaña de captación de potenciales clientes asistentes; elegir y enviar los productos
 a presentar; confirmar la reserva de los billetes y alojamiento; 
disponer del material de promoción; 
elaborar la agenda para organizarse el tiempo durante el evento;
• 1 semana antes: reconfirmación de todos los aspectos de la feria y reunión con el personal participante para ultimar detalles.

Y una vez en la feria..

• Ten los productos bien identificados y presentados;
• Prepara una presentación de la empresa;
• Conoce en profundidad las necesidades de los asistentes;
• Haz demostraciones y distribuye el material promocional de forma selectiva;
• Demuestra iniciativa y entusiasmo;
• Personaliza la atención al cliente;
• No subestimes a ningún visitante;
• Atiende a los medios de comunicación;
• En horarios flexibles, visita otros stands;
• Estudia los demás expositores;
• Aprende todo lo posible sobre la historia y la cultura del país organizador.

En un principio no te ilusiones pensando que si el producto se vende bien en nuestro país vaya a tener un éxito inmediato en el nuevo mercado.  Y piensa que la experiencia puede ser igualmente enriquecedora, ok? Aprenderás de todos los aciertos y errores para prepararte mejor la próxima feria.

Momento Post-Feria

Bueno, asegúrate de que el espacio utilizado queda en las mismas condiciones en las que te lo encontraste.  Asimismo, cuida que los productos, muestras y material expuesto no se deterioren para poder utilizarlos en posteriores eventos. Se instruirá y supervisará al transitario y despachantes para que tramiten correctamente el retorno de los productos a re-exportar, especialmente para no incurrir en infracciones con las aduanas.

Es en esta etapa post-feria cuando la información recogida servirá para establecer el programa de trabajo y procesar toda la información obtenida.  Intenta cumplir con los compromisos contraídos para ganar credibilidad y fortalecer la imagen de tu empresa!

Importante elaborar un informe de participación para evaluar el impacto de la feria. Para simplificar tareas, clasifica y valora los datos de la siguiente manera:

• Cuantitativos: de carácter económico, como determinar el retorno sobre la inversión efectuada para asistir a la feria por ejemplo.   
  • Número de contactos realizados con potenciales clientes;
  • Número de contactos con clientes actuales;
  • Pedidos firmados.

• Cualitativos: evaluación de la consecución de cada uno de los objetivos marcados.
  • Evaluación del programa ferial: el stand, el personal, la campaña de comunicación previa, la logística;
  • Evaluación de la cantidad y calidad de visitantes;
  • Reports sobre la competencia;
  • Reports sobre el mercado e impresiones varias.

Seguro que me dejo algún detalle que puede ser útil. Si se te ocurre algo más, por favor, déjamelo en los comentarios del post. Muchas gracias!