En un mercado saturado de marcas como es el mercado europeo, dónde agresivas campañas de márketing hacen árdua la lucha por abrirse camino comercial, la logística gana posiciones y destaca como valor añadido al producto. Hoy por hoy, además de ofrecer facilidades de pago, las marcas con mejores tiempos y garantías en la entrega hacen la diferencia.

Por otra parte, considero fundamental invertir tiempo en elegir el medio de transporte más adecuado a cada operación. Hacer una investigación de mercado de las diferentes modalidades y ofertas del mercado de transportes, puede ahorrarnos costes importantes. Además, la misma cotización puede ser aplicada a transacciones similares, sólo tendrías que hacer esta comparativa de forma puntual.

Es tarea obligada para una Key Account Manager como yo (Gerente de Cuentas, para quién no entienda bien) controlar que las mercancías lleguen a tiempo, a buen puerto, sin defectos ni incidencias. En esta misión, cuento con el apoyo incondicional de una amiga y compañera con gran experiencia en asesorar a PyMES exportadoras nacionales en material de transportes, documentaciones y seguros en el tránsito de mercancías. Se llama Sara Mingoranz y es ejecutiva del transitario internacional Jas Global Forwarding. Una vez más, Sara colabora conmigo y nos ayuda a entender la secuencia a seguir a la hora de contratar un transporte internacional.

Lo primero, aclarar unos conceptos básicos para quien no haya vivido nunca la emocionante aventura de exportar.

Existen dos tipos de empresas de transporte internacional de uso frecuente:

–       El COURIER (empresa de paquetería urgente en castellano). Son empresas de transporte terrestre y/o aéreo que prestan un servicio de puerta a puerta. Normalmente estas empresas no incluyen el servicio de despacho de aduanas con lo que los impuestos generados a la entrada deberán ser tramitados de forma directa con el cliente final, lo que puede ocasionar penalizaciones por retrasos de recogida y malentendidos innecesarios. Si se trata de couriers grandes, también pueden ofrecer servicios de carga aérea y marítima, además de la habitual mensajería urgente. Por nombrar alguna de estas empresas: DHL, FedEx, UPS, TNT.

–       El TRANSITARIO (forwarding company en inglés). Son compañías de transporte aéreo y/o marítimo que pueden incluso disponer de flota propia de aviones, barcos cargueros y contenedores. Generalmente tienen acuerdos con agentes de aduanas con lo que suelen encargarse de la gestión burocrática que una exportación/importación genera. No tengas miedo de contratar un transporte porque desconozcas en parte el funcionamiento de una operación comercial internacional, el personal de los transitarios es muy experto y te van a asesorar convenientemente. Algunas de los forwarders más importantes del mundo son Maersk, Kuehne&Nagel, Hellmann.. pero hay muchos otros. Yo para mis operaciones elijo transitarios más pequeños donde la atención al cliente y las tarifas que te aplican son más personalizadas.

Seguimos. Son dos los principales factores que determinan la elección del medio de transporte: la urgencia de la entrega y las características del bulto a enviar, osea, las dimensiones y el peso del mismo. Hay que saber que las compañías de transporte utilizan dos conceptos diferentes para determinar el peso. Por una parte está el peso real de la mercancía medido en kilogramos. Este es el peso de báscula, incluyendo el embalaje del mismo. Por otra parte, existe lo que se denomina el peso volumétrico de la carga. Ésta cifra se haya aplicando una fórmula sencilla: alto X ancho X largo del paquete en metros X 167. El resultado de esta multiplicación es el peso volumétrico del bulto. Por qué existe esta cifra? Simplemente porque puede tratarse de un paquete de grandes dimensiones aunque pese poco, y eso también tiene un precio. Normalmente las compañías de transporte cotizan el precio del transporte basándose en unas tablas previamente negociadas que reflejan que hasta tal peso, tantos euros. Atención con esto porque si el peso volumétrico del paquete es mayor que el peso real del mismo, la compañía de transporte nos va a aplicar la tarifa correspondiente al peso volumétrico.

Teniendo ya claros estos puntos, qué transporte elegimos y por qué?

COURIER: Sara Mingoranz nos explica que si el envío es muy urgente, de puerta y puerta, generalmente sin coste alguno para el destinatario, el peso del paquete inferior a 50 Kgs y dentro de unas medidas máximas, conviene contratar un courier (servicio de entrega estándar entre 7 y 10 días, express, entre 3 y 5 días aprox.). La documentación que debe acompañar a la mercancía es generalmente el parking list y la factura comercial (importante marcar MUESTRAS SIN VALOR COMERCIAL y precio unitario reducido si procede, para evitar pagos mayores en aduana).

AÉREO: Si se trata de una operación que se realiza de forma habitual bajo unas condiciones de compra previamente estipuladas, para un paquete de menos de 50 kgs y dentro de unas medidas determinadas, probablemente un transitario aéreo nos ofrezca mejores tarifas y todo el servicio de despacho y entregas incluído si se desea. El tiempo de entrega oscila entre 7 y 10 días, dependiendo del destino.

Referente a la documentación necesaria, a parte de la factura comercial y el packing list, el propio transitario nos asiste en la gestión de otra documentación obligatoria a presentar (como el Air Way Bill por ejemplo). Hablando de documentaciones, es fundamental conocer bien el INCOTERM de cada envío, es decir, tener claro donde empiezan y donde acaban las responsabilidades del exportador y donde comienzan las del importador. El INCOTERM es un acuerdo de lenguaje internacional que se pacta previamente a la transacción comercial. Estas siglas deben reflejarse sin falta en la factura comercial y van a determinar, entre otros detalles del contrato, quién se va a encargar de pagar los impuestos a la entrada del país de destino. Incluso si somos nosotros quien nos hacemos cargo del pago del flete, conviene que los impuestos de entrada los pague el receptor de la mercancía, por razones de desgravaciones posteriores.

En fin, a la hora de elegir entre un courier y un transporte aéreo, es cuestión de pedir cotización y hacer una comparación rápida, contrastar las condiciones de ambos servicios y elegir el más conveniente según el caso.

MARÍTIMO: Es un error frecuente pensar que el transporte marítimo es el más económico porque es el que más tiempo en tránsito emplea. Hay que tener en cuenta que existen una serie de gastos mínimos fijos a pagar aparte del coste del flete (por ej. subcontrataciones de servicios, comisiones de agentes, costes de embarque/desembarque, etc.). El transporte marítimo es ideal para mover grandes volúmenes. El plazo de entrega puede ser de hasta un mes o más, dependiendo de las líneas regulares de las que la naviera disponga y del tiempo que demore el despacho de aduanas. Cada país es diferente, por favor, especial atención a las aduanas latinoamericanas, son las más complicadas.

Algunos transitarios nos ayudan incluyendo en su página web una aplicación para obtener una cotización rápida del transporte aéreo y marítimo.

También existe una herramienta que nos permite hacer nuestro propio cálculo, con varias opciones de embalaje y pallets, alternativas de consolidación y grupaje, tiempos de servicio, cotizaciones basadas según el puerto/aeropuerto de entrada elegido, etc. Se trata del SEA RATES: http://www.searates.com/reference/stuffing

Antes de iniciar cualquier proceso a nivel internacional, es interesante utilizar los recursos que diversos organismos como las Cámaras de Comercio, Consulados, etc., ponen a disposición del exportador, pues también dependiendo del tipo de producto, de los acuerdos comerciales vigentes entre los países, del destino de la mercancía a exportar puede requerirse documentación específica y si no se prepara con tiempo suficiente puede desmoralizarnos más de la cuenta, ok?

Nota mental: en ningún caso es recomendable que los documentos originales viajen con la mercancía pues podrían perderse. Sin embargo, varias copias de éstos deben acompañar al envío con el fin de facilitar las tareas de identificación y agilizar los trámites en aduanas.

Muchas gracias por tu ayuda Sara, saludos a Verónica (especialista de las operaciones marítimas también en Jas)! Hasta la próxima!